Recopilación de antecedentes y de la documentación soporte del encargo
Es un hecho que cualquier informe pericial tiene como objetivo último incorporarse en un procedimiento judicial o arbitral.
Por ello es imprescindible para el perito tomar conocimiento de la causa y antecedentes que han motivado su designación, tanto si se le ha encargado el informe por alguna de las partes con carácter previo para su incorporación en la demanda, como si se ha producido su designación ya en el seno del procedimiento judicial.
Cuando dicho procedimiento esté ya en curso en el momento en que el perito inicia su trabajo, es imprescindible la lectura de los escritos presentados por las partes, tanto a efectos de obtener un entendimiento adecuado del contexto de la disputa, como para identificar la documentación aportada que pueda ser utilizada por el perito en el desarrollo de su trabajo.
En cualquier caso, siempre será imprescindible obtener, para su lectura detenida,
-la demanda
-la contestación a la demanda y/o la reconvención las cuales contienen normalmente anexados los documentos soporte de las pretensiones en ellas contenidas y constituyen por ello el marco documental mínimo e imprescindible con el que el perito ha de trabajar.
La documentación obtenida a partir de las distintas fuentes, bien suministrada por las partes bien obtenida por el propio perito, constituirá parte de la evidencia que va a soportar las conclusiones de su informe, por lo que se deberá tener especial cuidado al evaluar su fiabilidad.
Además de la documentación incorporada al procedimiento, el perito podrá recabar de las partes cualquier documento e información relevante para el desarrollo del encargo.
En relación con esta documentación proporcionada por la parte, dada la responsabilidad del perito de actuar con la mayor objetividad posible, es importante que se lleven a cabo procedimientos de verificación y contraste de forma que se obtenga convicción suficiente acerca de su coherencia e integridad.
También en su caso es imprescindible el cotejo de los documentos aportados al procedimiento en caso de que hayan sido proporcionados directamente por la parte.
También resulta cada vez más habitual la obtención por el perito de documentación procedente de fuentes de información pública, siendo en ocasiones, incluso, la única información a la que el perito puede tener acceso.
Con los avances de la tecnología, la globalización y el acceso a internet, estos medios de información se han multiplicado. En la actualidad existen multitud de fuentes y bases de datos a las que se puede acceder, de manera tanto gratuita o pagando un precio que permiten complementar el análisis realizado.
Procedimientos a aplicar para la obtención de evidencia
En un trabajo pericial, dado que la experiencia del perito en la materia concreta del dictamen es un factor determinante para la parte litigante que lo solicita, es el perito el que debe responsabilizarse, como experto en la materia, de la elección de los procedimientos que considere más adecuados para dar cumplimiento al encargo recibido, aunque siempre sobre la base de la documentación que se le facilita o la que él puede conseguir por su propios medios, y sin perjuicio de que el conocimiento de otros datos, que no estén a su alcance, le hubiesen podido llevar a modificar los procedimientos aplicados.
Debe obtenerse evidencia de todos aquellos extremos en los que el perito apoya sus conclusiones, sin que puedan en ningún caso considerarse evidencia suficiente las meras manifestaciones que pueda hacer la parte que solicita el dictamen, aun cuando éstas se incluyan en la correspondiente carta de manifestaciones.
Asimismo, ha de evitarse trasladar al dictamen pericial cualquier juicio de valor de las partes, aun cuando pudiera parecer muy razonable, si no se ha obtenido evidencia que lo sustente, y menos aún si versa sobre las consecuencias jurídico-legales de los hechos alegados por las partes.
El método de trabajo para el desarrollo de la prueba pericial se basará siempre en :
– Procedimientos sustantivos (que pueden ser pruebas sobre los soportes documentales, de verificación, de revisión de métodos, pruebas analíticas, confirmaciones de terceros, inspecciones, recálculos, procedimientos de observación, indagaciones, inspecciones, inventarios…)
– Pruebas sobre los controles
En el desarrollo de la prueba pericial económica y/o financiera sin embargo tendrán más protagonismo los procedimientos que supongan:
– Revisión y realización de cálculos
– Elaboración de hipótesis, estimaciones y proyecciones
– Aplicación de sistemas y procedimientos
– Desarrollo de valoraciones
– Análisis de elementos de las cuentas, descomposiciones…
– Desarrollo de métodos específicos matemáticos con diversa finalidad
Además de estas pruebas el perito podrá aplicar:
Cualquier otro procedimiento de investigación, observación, inspección y examen físico sobre bienes y documentos, soportes y cualesquiera otros medios de información de que pueda disponer y que le permitan llegar a conclusiones veraces mediante un razonamiento lógico.
La elección de uno u otro procedimiento es responsabilidad exclusiva del perito, que deberá decidir dentro de su área de conocimiento cuál es el sistema procedimental más adecuado para la obtención de la evidencia.
Y todo ello porque la finalidad de los procedimientos aplicados es la obtención de evidencia probatoria. La evidencia es la certeza clara y manifiesta de la que no se puede dudar. En la prueba pericial la evidencia ha de ser:
a) Desde un punto de vista cualitativo: necesaria y competente
Necesaria. Esta cualidad va referida a la naturaleza de la evidencia en el sentido de que no puede ser cualquiera, sino que ha de ser la idónea y ajustada al caso concreto de forma que sea la adecuada para aclarar el asunto que se está investigando.
Competente. La evidencia es competente cuando se refiere a hechos, circunstancias o criterios que realmente tienen relevancia cualitativa dentro de lo examinado y por ello las pruebas realizadas son válidas y apropiadas en el contexto de la reclamación.
b) Desde un punto de vista cuantitativo: suficiente y absoluta:
Suficiente. La evidencia necesaria ha de obtenerse a través de una cantidad de pruebas adecuada que permita concluir que no existe sesgo en el trabajo desarrollado y en las conclusiones obtenidas. Se llegará a un nivel de evidencia suficiente cuando el perito llegue a un grado de convicción de que los hechos que está tratando de probar dentro de un conjunto y los criterios aplicados cuya corrección está juzgando han quedado satisfactoriamente comprobados.
Absoluta. En contraposición a relativa. En la prueba pericial contable no suele ser suficiente una evidencia relativa, El dictamen pericial basado en evidencias relativas y por tanto incompletas, podría llevar a conclusiones incorrectas. Las especiales características de la prueba pericial requiere que sea necesario en la mayoría de los casos comprobar fehacientemente las alegaciones de ambas partes obteniendo una evidencia absoluta y total de los hechos.
Las técnicas de muestreo estadístico, aun pudiéndose utilizar para determinados aspectos a verificar y que estén incluidos dentro de alguno de los hechos alegados por la parte, como medio de prueba selectivo, no sirven sin embargo de valor probatorio o evidencia legal para dichos hechos o datos absolutos alegados, ya que las mismas están siempre condicionadas a la admisión de una tasa de error, con un nivel de confianza (probabilidad) y una tasa de precisión, por lo que la evidencia así obtenida es sólo relativa.
El empleo de métodos matemáticos, por el contrario, cuando por la índole de la prueba sean idóneos, suele conducir a la obtención de evidencias absolutas, en el sentido de generar certeza acerca de los hechos alegados o datos obtenidos.
En resumen, lo que se exige de todo dictamen pericial es que
las pruebas sean concluyentes y evidentes.
Las pruebas efectuadas se convertirán en evidencia probatoria cuando de la evidencia necesaria, se haya recopilado tal cantidad (suficiente) o de tal forma (absoluta) que sea adecuada para que no quepa duda razonable y sirva para convencer sobre el asunto o al menos ayude a resolverlo.
De todas las pruebas realizadas e investigaciones llevadas a cabo el perito ha de llegar al convencimiento de que ha obtenido, conforme a su juicio profesional y las circunstancias de cada caso, la evidencia necesaria y suficiente para la emisión de su informe. Este juicio del perito obtenido de su experiencia y formación, experto o profesor en su materia , es el mismo que ha de presidir cualquiera de sus actuaciones profesionales, no siendo un juicio distinto por tratarse de un trabajo pericial.
Sin embargo, en determinadas ocasiones no le es posible al perito llegar a una determinada convicción sobre los hechos objeto de su estudio, ni puede por ello sacar conclusiones. En tales situaciones el perito no habrá podido obtener la evidencia necesaria y suficiente para apoyar sus conclusiones. En estos casos se está ante el llamado dilema probatorio, en que corresponde al profesional informar al Juzgado de las causas y origen que dan lugar a esa limitación en su trabajo, evaluando y explicando la situación de la forma más clara posible para que el juez que
entiende del procedimiento decida.
En cualquier caso, el perito se abstendrá de emitir juicios o conclusiones subjetivos sobre el objeto del litigio. El perito, aunque en ocasiones sea requerido por el juez para dar su opinión profesional, expondrá siempre una evidencia obtenida sobre la que puede emitir un juicio profesional, pero no emitirá nunca un juicio valorativo.
Documentación del trabajo
La evidencia suficiente, necesaria y competente obtenida para soportar las conclusiones del informe pericial ha de consignarse en los documentos de trabajo.
Una de las obligaciones del perito conforme establece el art. 1964 del CC es la de conservar y custodiar la documentación utilizada y que sirva de soporte a las conclusiones de su dictamen durante un periodo de 15 años, aunque en la práctica este plazo tiende a acortarse ya que al finalizar una reclamación o asunto por haber recaído sentencia firme, que ya no sea recurrible en otra instancia, adquiere la controversia firmeza de “cosa juzgada”, por lo que no puede volverse a discutir sobre el mismo asunto en la misma jurisdicción.
Debido a esta obligación de custodia, se hace imprescindible que el perito disponga de un archivo completo que recoja en detalle todo el trabajo efectuado, por el propio perito o su equipo, y que abarque el encargo desde sus inicios, desde su entendimiento de la controversia hasta las evidencias obtenidas, pasando por la información consultada, los procedimientos empleados o las comprobaciones realizadas. En definitiva, este archivo ha de constituir el adecuado soporte de las conclusiones que el perito manifieste en su dictamen.
La composición del archivo del expediente de cada informe pericial variará en función de las circunstancias concretas de cada trabajo. La diversidad de objetivos, entornos y circunstancias de los encargos periciales imposibilita estandarizar pruebas que se realicen con carácter general en todos o casi todos los encargos. En consecuencia, tampoco es posible ofrecer modelos para los papeles de trabajo que recojan dichas pruebas.
Los papeles de trabajo comprenden la totalidad de los documentos preparados o utilizados por el perito o su equipo, de manera que en conjunto constituyan un compendio de la información manejada y de las pruebas efectuadas en la ejecución de su trabajo, así como de las conclusiones alcanzadas y del razonamiento seguido para llegar a las mismas.
Los papeles de trabajo del perito habrán de ser:
– Completos y exactos.
– Claros, comprensibles y detallados, de forma que no necesiten aclaraciones adicionales, que cualquiera pueda entender su finalidad, sus fuentes, la naturaleza y alcance del trabajo y las conclusiones alcanzadas por quien los preparó.
– Se organizarán en el archivo de una manera lógica, mediante un sistema de referencias que facilite su manejo y su clasificación, y que a su vez si es necesario sirva para cruzarlos entre sí.
– Servirán para facilitar la supervisión del trabajo.
Como documento de trabajo final, es conveniente recabar de la parte que solicitó la prueba una carta de manifestaciones, que constituirá el papel de trabajo último del archivo del expediente.
En este sentido, esta carta de manifestaciones firmada por el cliente, si bien no es un procedimiento obligatorio, puede ser apropiado (como señala la Guía de Actuación 26R de abril de 2009 del ICJCE) y debería incluir los siguientes aspectos:
– Responsabilidad de las partes con respecto a la preparación y la exactitud e integridad de la información que aportan al perito.
– Confirmación por las partes de que desde la fecha en la que se pone a disposición del perito la información que debe analizar no tienen conocimiento de que se hayan producido hechos que la desvirtúen.
Como también se indica en la Guía, las manifestaciones sobre esos extremos podrían incluirse también en el propio informe pericial.
En ningún caso puede admitirse en los informes periciales el mantenimiento de una carta de manifestaciones estándar habida cuenta del carácter único y personalísimo de cada una de las controversias para las que puede ser contratado el perito.
Supervisión del trabajo
Pese a que la elaboración de un dictamen pericial es un encargo muy personal que requiere la involucración concreta y específica del perito designado para garantizar que se lleva a cabo conforme a su criterio profesional, en ocasiones se puede disponer de un equipo para desarrollar algunos aspectos del trabajo.
Por ello resulta esencial el establecimiento y aplicación de procedimientos de supervisión y control dirigidos a que el trabajo sea consistente, coherente y esté libre de errores.
De la misma manera, si durante el desarrollo del trabajo se modifican las circunstancias, aparecen nuevos datos, etc. se habrán de introducir en la planificación inicial del trabajo los nuevos parámetros a la mayor brevedad al objeto de evaluar las posibles alternativas o las consecuencias derivadas de dichas nuevas circunstancias.
Todo ello exige que, finalizado el trabajo y redactado el informe, pero antes de su entrega, se efectúe una revisión y control adecuados respecto de las pruebas llevadas a cabo que han determinado las conclusiones obtenidas y respecto de su ajustada plasmación por escrito en el informe.
Asimismo, si con posterioridad a la emisión del informe pericial y antes de la ratificación del mismo el perito conociese alguna información que hiciera necesario realizar alguna precisión o corrección significativa, debe ponerlo de manifiesto ante su cliente y el tribunal correspondiente.
En definitiva, la fase de ejecución del trabajo ha de incluir, entre otras, las tareas de verificación de la integridad de la información, supervisión de su tratamiento y de las pruebas realizadas para la obtención de los resultados expuestos en el informe.
Este proceso de control y revisión por parte del perito es esencial para garantizar la calidad del trabajo y su adecuada exposición en el juicio oral.
Todo ello contribuye a que el informe pericial cumpla con su función como medio de prueba y sirva para ayudar al juez o tribunal a llegar a una convicción fundamentada sobre unos determinados hechos o disputa.