Facturación en el transporte

Las facturas

La facturación es el conjunto de operaciones realizadas reflejadas en facturas. Las facturas “Pro-Forma” son una oferta de venta válida mientras no se formalice la operación con la aceptación del cliente.

Una factura es una cuenta detallada de una venta u otra operación mercantil, con expresión del número, precio e impuestos. es un documento comercial que refleja la descripción de bienes o servicios objeto de la operación, es una pieza esencial para el comercio ya que es el documento principal de todas las operaciones de compra y venta.

Cuando los profesionales y consumidores venden o adquieren productos y servicios, toda la información de estas operaciones debe recogerse en una factura para que todo esté en regla legal y comercialmente.

• En una misma factura, se pueden englobar las operaciones de un mismo cliente realizadas en un periodo máximo de un mes natural.
  Deberá ser emitida, factura o documento sustitutivo, tan pronto se tenga conocimiento de un error.
• La factura electrónica: requiere que el destinatario haya dado su consentimiento a esta forma de expedición.
• A efectos fiscales es obligatoria la conservación de las facturas durante 4 años, deben anotar en el libro registro de facturas emitidas, con la debida separación las facturas sujetas al impuesto, las cuentas y las de autoconsumo si las hubiese. Una vez anotada en el correspondiente libro se remitirá al cliente dentro de los 30 días siguientes.

Este documento funciona como una prueba o comprobante de una transacción comercial, de forma que aquí se indican con detalle todos los datos sobre esta operación. Es obligatorio expedir facturas en las operaciones comerciales con otros países miembros de la Unión Europea.

Las facturas no sólo sirven a los clientes para conocer los detalles de una compra, también son una necesidad de las empresas para tener informada a Hacienda sobre sus operaciones de compra y venta.

Obligados a emitir facturas

Emitir facturas es un requisito legal para todos los profesionales (empresas y autónomos) que venden productos o servicios. Por norma general, cualquier profesional que realice ventas de bienes o servicios tiene la obligación legal de emitir facturas para que su trabajo sea válido legal y comercialmente.

Sin embargo, existen algunas excepciones a la obligación de facturar, mayormente relacionadas con los regímenes especiales del Impuesto del Valor Añadido (IVA).

Para resumir y que quede lo más claro posible a continuación os hemos listado todos los casos en los que debemos realizar una factura:

• Cuando el cliente es otra empresa o un autónomo.

• Cuando el cliente sea la Administración Pública, o una persona jurídica que no sea empresa o autónomo (entonces hacemos una Factura Electrónica).

• Cuando el cliente la reclama para fines tributarios.

• Para exportar bienes exentos de IVA (salvo en productos y tiendas libres de impuestos).

• Para realizar operaciones intracomunitarias.

• Para venta que se realizan a distancia, ya sea por impuestos especiales o en función de las disposiciones en el territorio donde aplica el impuesto.

• En caso de anticipo, a no ser que sean ventas intracomunitarias exentas.

Requisitos de las facturas

Para formalizar correctamente una factura será necesario que contenga: número y en su caso serie, fecha de expedición, nombre y apellidos o denominación social completa, número de identificación fiscal, domicilio, descripción de las operaciones, tipo impositivo, cuota tributaria, fecha en que se haya realizado las operaciones.

Los empresarios y profesionales están obligados a conservar las copias de las facturas emitidas, así como los originales de las recibidas de sus proveedores, previamente numeradas correlativamente. Puede hacerse fuera de España si se comunica previamente, y es posible el acceso electrónico en línea y la utilización de la documentación por la Administración.

Están obligados a conservar las facturas y sus copias, o los documentos sustitutivos, durante un plazo de 4 años.

• Sólo se podrá expedir un original.
• Los ejemplares duplicados de los originales de las facturas, sólo se podrán expedir si en una operación concurren varios clientes, y en supuestos de pérdida del original, haciendo constar “Duplicado”.
• Si se advierte un error en una factura, deberá emitirse una factura rectificativa.

Las facturas y los impuestos

Cuando las facturas emitidas por el empresario estén sujetas a IVA, y no acogidas a regímenes especiales, se anotarán correlativamente en un libro registro de facturas emitidas, y las recibidas se deberán anotar en el libro de facturas recibidas.

• En las facturas se deberá hacer constar el IVA, el tipo y ( la cuota repercutida, en las facturas no simplificadas se consignará separadamente de la base imponible).
• Cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional que actúe como tal, la factura puede ser remitida, salvo excepciones, antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo del impuesto.
  En ningún caso se pueden acreditar facturas, por operaciones no realizadas, con objeto de determinar cuotas o bases tributarias.
• Es obligatorio para un empresario sometido al Régimen de Estimación Directa del IRPF, expedir y entregar facturas o documentos análogos de las operaciones y conservar copia de los mismos.
• Se considera infracción grave acreditar improcedentemente facturas para determinar la base del Impuesto sobre Sociedades, o de la Renta de las personas físicas.

Factura ordinaria

También conocida como “factura normal”, es la más común de todas ya que es la que se utiliza por defecto a la hora de solicitar un pago.

Datos obligatorios para que las facturas tengan validez a nivel legal y comercial:

• Número de factura: todas las facturas deben estar numeradas indicando el año en curso y de forma correlativa o, dicho de otra forma, “una detrás de otra”.
• Fecha de emisión: indica la fecha en la que la empresa o profesional emite este documento de expedición obligatoria.
• Fecha de devengo: es el momento en el que tiene lugar la operación (se ha prestado un servicio o se ha adquirido un producto.
• Base imponible: el importe de la venta antes de calcular los impuestos y retenciones correspondientes.
• Datos fiscales del emisor y del receptor de la factura: es toda la información que identifica a la empresa o al cliente.
• Concepto: descripción breve del producto o servicio que se vende.
• Tipo impositivo: aquí indicamos el tipo de impuesto correspondiente.
• Importe total: el precio total de la venta incluyendo impuestos y retenciones.
• Información del registro mercantil: sólo obligatorio para empresas.

Factura simplificada

La factura simplificada es un comprobante de pago que se utiliza en compras con consumidores o usuarios finales, y solo se puede hacer en la moneda nacional. Es decir, se trata de un documento que sirve como justificante de una compraventa y que se entrega a un particular (consumidor final) como prueba de su compra.

Este tipo de facturas aparecen con motivo del Real Decreto 1619/2012, en vigor desde el 1 de enero de 2013, donde se estableció que la factura simplificada sustituye al conocido ticket. De hecho sí, un ticket es lo mismo que una simplificada. Por ello es que tiene validez legal, y sirve como documento para probar una transacción económica o deducirse un gasto como profesional o empresa.

El objetivo de su creación es, al igual que el del ticket, simplificar la emisión de facturas en casos concretos, como bares, tiendas o negocios con contacto directo con el cliente.

Requisitos de las facturas simplificadas

No todas las operaciones comerciales se pueden documentar con una factura simplificada. Para poder emitir este tipo de facturas, existen una serie de requisitos que debe cumplir la operación comercial para la que se emite la factura.

Cuándo utilizar la factura simplificada:

• En operaciones con importe inferior a 400 euros (IVA incluido).
• Cuando debe expedirse una factura rectificativa.
• En operaciones con importe inferior 3.000 euros (IVA incluido):
  • Ventas al por menor. Destinatarios son consumidores finales y no empresarios o profesionales.
  • Ventas o servicios a domicilio.
  • Servicios en ambulancia.
  • Transporte de personas y equipajes.
  • Servicios de hostelería, restauración y salas de ocio nocturno.
  • Servicios telefónicos como cabinas o tarjetas que no identifican al portador.
  • Peluquerías, centros de belleza, tintorerías y lavanderías.
  • Uso de instalaciones deportivas.
  • Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
  • Autopistas de peaje.
  • Servicios de revelado de fotografías, de estudios fotográficos o alquiler de películas.
  • Aquéllas que autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración tributaria.

Datos obligatorios que debe de llevar una factura simplificada

A diferencia de las facturas ordinarias o “normales”, las facturas simplificadas no necesitan tanto nivel de detalle en su contenido, de ahí su denominación.

Este es el contenido de la factura simplificada que debemos incluir de forma obligatoria:

• Número de factura y serie si fuera necesario. la numeración siempre será correlativa.
• Fecha de emisión de la factura. Si la fecha de operación es distinta, hay que incluirla también.
• Datos fiscales del emisor: Nombre, NIF y dirección fiscal
• Identificación del producto o servicio prestado (no es necesario incluir muchos detalles)
• Tipo de IVA aplicado. Si hay varios tipos de IVA, hay que especificarlos por separado junto con la base imponible de cada uno.
• Importe total.
• Para el caso de facturas rectificativas, detalle de la factura rectificada y las especificaciones que se modifican.

Como ves, la factura simplificada debe incluir los datos fiscales del emisor, pero no es necesario incluir los del receptor o cliente. Sin embargo, si la factura simplificada está destinada a un empresario o profesional autónomo que quiere deducirse el impuesto, entonces sí que es necesario incluir el NIF y domicilio del destinatario, así como la cuota repercutida.

Si una factura simplificada es una operación sujeta al régimen especial del criterio de caja (un régimen especial de IVA) entonces hay que incluir la mención “régimen especial del criterio de caja”. Lo mismo ocurre con las facturas rectificativas, donde tendremos que señalar que se trata de este tipo de facturas así como una referencia de la factura que está siendo rectificada y el contenido modificado.

Documentos sustitutivos de las facturas

La obligación de expedir factura, podrá ser cumplida mediante la expedición de un tique y copia de este en determinadas operaciones, cuando su importe no exceda de 3.000 euros.

• Puede sustituirse una factura por un vale o tique, expedido por máquina registradora en el transporte de personas, público regular de viajeros, en las ventas al por menor, servicios de ambulancia.
• En los supuestos en los que la factura puede ser sustituida por un vale o tique, existe obligación de expedir factura cuando el cliente lo exija, cualquiera que sean las circunstancias que concurren en el mismo.
• No podrá sustituirse por un tique o talonario el transporte de mercancías.

Los INCOTERMS

Los Incoterms (abreviatura de International Commercial Terms) son términos utilizados en los contratos internacionales que detallan las obligaciones de cada una de las partes (exportador-vendedor e importador-comprador) a la hora de entregar las mercancías.

Han sido establecidos por la Cámara de Comercio Internacional como un conjunto de reglas de carácter facultativo que interpretan los términos más habituales en las transacciones comerciales internacionales y reflejan la practica actual en el transporte internacional de mercancías. Gracias a ellos se concretan:

1. El reparto de los gastos: el vendedor sabe hasta qué momento y lugar debe asumir los gastos que ocasiona el contrato de compraventa.
2. La transmisión del riesgo: el comprador conoce a partir de qué momento y lugar corren por su cuenta los riesgos en que incurren las mercancías durante el transporte.
3. El lugar de entrega de la mercancía: los Incoterms señalan el lugar exacto donde el vendedor debe depositar la mercancía y el comprador recogerla.

Términos comerciales fijados por la Cámara de Comercio Internacional:

• CIF (Coste, Seguro y Flete): el vendedor toma a su cargo los costes, el seguro y el flete (manipulación y estiba en el puerto de origen), y asume las obligaciones del CFR y del seguro marítimo o de transporte principal.
• CFR (Coste y Flete): el comprador asume el pago del seguro del transporte principal, y el vendedor asume la obligación de entregar la mercancía a bordo del buque.
• CPT (Transporte Pagado Hasta): el comprador asume la obligación del pago del seguro de transporte principal.
• CIP (Transporte y Seguro Pagados Hasta): el vendedor debe obtener el seguro de transporte principal.
• CCI: es la Cámara de Comercio Internacional, formada por las asociaciones de comerciantes, industriales, transportistas banqueros y aseguradores internacionales.
• DAF (Entregada En Frontera): el vendedor cumple la obligación, cuando entrega la mercancía despachada en aduana para la exportación, en el punto convenido de la frontera.
• DES (Entregada Sobre Buque): el vendedor ha cumplido la obligación, cuando entrega la mercancía a bordo del buque en el puerto de destino.
• DEQ (Entregada En Muelle, Derechos Pagados): supone, que el vendedor entrega la mercancía sobre el muelle del puerto de destino, sin despachar de aduana para importación.
• DDU (Entregada Derechos No Pagados): el vendedor cumple con la obligación, cuando entrega la mercancía sin despachar en aduana para la importación, en el punto convenido de destino.
• FAS (Libre al Costado del Buque): el vendedor sólo asume la obligación de la entrega de la mercancía, y de la verificación de su embalaje al costado del buque designado por el comprador.
• FCA (Franco Transportista – Libre Transportista): el vendedor asume el pago del transporte principal hasta el punto convenido.
• FOB (Libre a Bordo): es un precio que considera comprendido los gastos y riesgos hasta que la mercancía esté sobre el camión. El vendedor asume el pago del porte hasta el puerto de carga, de las licencias de exportación y de la carga al buque.
• EXW: el vendedor asume la obligación de entregar las mercancías exclusivamente.

Incoterms® Regla E: EXW.

Desde el momento en que el vendedor pone la mercancía a disposición del comprador en el lugar designado en el país de origen, el comprador se hace responsable de todos los costes, riesgos y seguro, desde la carga de la mercancía en ese mismo lugar, pasando por todo el transporte y trámites aduaneros, hasta llegar a destino.

Incoterms® Regla F: FAS, FCA, FOB.

El vendedor se hace responsable de los costes y riesgos hasta que la mercancía, ya despachada para la exportación, quede cargada en el medio de transporte designado por el comprador o una vez puesta dicha mercancía a disposición del porteador de este en el lugar designado del país de origen donde la mercancía emprenderá su viaje hasta el país de destino. Una vez cargada la mercancía en ese medio de transporte designado por el comprador, es éste quién se hace cargo de los costes y es el responsable de la mercancía, así como de tramitar las aduanas de importación en el país de destino.

Incoterms® Regla C: CFR, CIF, CIP, CPT.

El vendedor se hace responsable de los costes de transporte y asimilados hasta el lugar de entrega acordado y de los riesgos hasta que la mercancía, ya despachada para la exportación, quede cargada en el medio de transporte designado por el comprador o una vez puesta dicha mercancía a disposición del porteador de este en el lugar designado del país de origen donde la mercancía emprenderá su viaje hasta el país de destino. A partir de este punto el comprador es el responsable completo de la mercancía, así como de tramitar las aduanas de importación en el país de destino.

Incoterms® Regla D: DAP, DDP, DPU.

El vendedor se hace responsable de los costes y riesgos de transporte hasta la entrega de la mercancía en el lugar designado del país de destino acordado con el comprador. La entrega puede realizarse con la mercancía despachada para la importación (DDP), sin despachar sobre el medio de transporte por descargar (DAP) o sin despachar una vez descargada del medio de transporte (DPU). A partir de entonces, el comprador se hace cargo.