Concepto de departamentación
Las empresas bien diseñadas y funcionalmente organizadas, poseen un rendimiento en todas sus áreas mucho más relevante que otros negocios, con una formación invisible o desestructurada de su organigrama.
Organizar una empresa es básicamente organizar el factor trabajo, asignándole a cada persona por su competencia un cometido específico y un tiempo para realizarlo.
- La organización es tanto más necesaria cuanto más compleja es la actividad empresarial.
- Los tamaños de todos los departamentos de la empresa, no deben ser iguales y tampoco mantenerse de una determinada forma durante toda la vida.
Podemos definir la departamentalización de las empresas como el proceso mediante el cual se agrupan unidades funcionales, denominadas departamentos, según su área de especialización, para alcanzar los objetivos de la empresa.
El primer paso básico para establecer la organización de una empresa será la definición o descripción de los puestos de trabajo, seguida de la asignación de responsabilidades definiendo las relaciones de autoridad para determinar los niveles de jerarquía.
- La departamentación por división del trabajo entre grado de personas, consiste en dividir las tareas existentes entre los distintos grupos, y asignar responsabilidades a personas concretas a las que se les concederá cierta autoridad.
- La departamentación por funciones, consiste en separar las tareas según los distintos tipos de actividades.
Este proceso organizativo estructural implica que las empresas se dividan en partes orientadas hacia tareas específicas, con el fin de maximizar el rendimiento en línea con los objetivos preestablecidos.
Así, se determinan las funciones y el personal encargado de ejecutarlas. Cada especialidad funcional y sus especialistas conforman un departamento o área.
De este modo, se desarrolla una estructura organizativa, funcional y jerárquica, creando las dependencias necesarias en cada caso.
Ejemplos comunes de departamentalización: en una empresa incluyen departamentos como producción, marketing, finanzas, recursos humanos, investigación y desarrollo, entre otros.
La departamentalización debe verse como una tarea natural y necesaria para mejorar y cumplir con las necesidades y objetivos del negocio.
Existen una serie de ventajas que un proceso de departamentalización puede ofrecer:
- Especialización: al asignar actividades específicas a cada área funcional, se logra una ventajosa especialización de las funciones.
- Mejor servicio al cliente: una mayor especialización de los empleados y el tiempo dedicado a sus funciones específicas mejoran todos los aspectos relacionados con el servicio, especialmente en cuanto al trato y satisfacción del cliente.
- Evaluación del rendimiento: gracias a la departamentalización, es mucho más fácil y eficaz desarrollar evaluaciones de desempeño. La monitorización del rendimiento se vuelve cuantificable, permitiendo implementar las medidas correctivas necesarias.
- Gestión de la responsabilidad: cada departamento tiene sus propias tareas y objetivos, lo que fija la responsabilidad en el lugar adecuado, evitando escenarios dispersos que dificultan la solución de problemas.
- Optimización de recursos: la organización mediante departamentos ayuda a controlar y organizar los recursos de la empresa de la mejor manera posible, identificando lo que es necesario y lo que no en cada situación.
- Control eficiente: posiblemente la ventaja más destacada es la posibilidad de ejercer un mejor control de las actividades de la empresa, manteniendo siempre el foco en la realidad funcional del negocio.
Tipos de departamentalización
Un verdadero esquema para crear, con todas las garantías, una estructura profesional de departamentalización incluye los siguientes tipos:
Por funciones
También conocida como departamentalización funcional en un área básica de actividad, agrupa funciones o tareas que implican actividades similares que son necesarias para conseguir sus objetivos.
Permite dotar de personal a todos los puestos con expertos en la materia, facilitando la coordinación y la integración.
Los departamentos se subdividen en divisiones y estas a su vez en secciones o áreas.
Por ejemplo:
El departamento comercial. Establecer relaciones con los clientes y diseñar estrategias de ventas efectivas, por lo tanto contiene el departamento de marketing y el de ventas.
Por productos/servicios
Esta estructura se caracteriza por analizar y diseñar su organización con base en los productos o servicios ofrecidos al mercado. Cada área o departamento incluye a las partes interesadas relacionadas con el mismo producto. Es la más acertada cuando se prestan distintos tipos de servicios dentro de un sector y se distinguen entre principales y secundarios.
Por clientes
Organiza las actividades de la empresa en función de la interacción con clientes o grupos de clientes específicos. Es un método eficaz cuando se tienen pocos pero grandes clientes, especializando departamentos en ofrecer la mejor relación posible con ellos.
Geográfica
Muy utilizada en empresas con una densa localización de tareas y actividades. Depende mucho del tipo de negocio o actividad que se realice, teniendo en cuenta la segregación geográfica de su mercado. Esta departamentación es la más adecuada para una empresa de transporte cuando tiene varias rutas distintas por dirigirse cada una hacia un punto geográfico distinto, ya que cada una tiene sus propios gastos e ingresos.
Por proyectos
Agrupa las partes responsables de determinados proyectos. De este modo, cada proyecto o trabajo posee su propia área o departamento, lo que permite una gran visibilidad y fácil monitorización.
Matricial
La departamentalización matricial combina el diseño funcional y por proyectos para mejorar la sincronización de todas las partes interesadas en un objetivo común. Facilita la resolución de problemas y mejora la calidad del servicio.
Por procesos
Este modo de organización es más detallado y se enfoca en los procesos específicos de cada tarea en todo proyecto. Funciona como una auditoría funcional que mejora el rendimiento y la producción.
Diremos que una departamentación es combinada cuando en los distintos niveles de la empresa, se utilizan todas o parte de las formas de departamentación.
El organigrama de una empresa
Es una representación visual ordenada de las estructuras organizacionales que componen la entidad que configura de forma sencilla y esquemática la organización de una empresa.
- Suelen ser en forma de gráfico en el que se representan las unidades organizativas y las relaciones entre ellas.
- Plasmado un esquema lógico de las relaciones de dependencia formales de una
organización en el que se resume su estructura siguiendo los criterios establecidos por la dirección y por las políticas de RRHH. - Identifica a las cadenas de mando, agrupando las personas, bajo qué área o departamento y las funciones y vinculaciones jerárquicas de la plantilla.
Tipos de organigramas
Los diferentes tipos de organigramas están sujetos a la perspectiva de la compañía, por lo que es necesario llevar a cabo una evaluación de las necesidades organizativas para seleccionar la opción más adecuada en cada caso.
Organigrama funcional o estructural
Es un organigrama vertical que configura la estructura de la empresa a partir de las funciones.
Parte de un CEO o líder y, posteriormente, se divide en áreas o departamentos. Por ejemplo, el departamento Comercial agrupa a todos los especialistas en el departamento. Se plasma gráficamente de manera vertical.
Se ordena según las capacidades de cada empleado con el objetivo de que todas las áreas funcionen bajo el enfoque global de la empresa y evitar inconvenientes que afecten a la productividad.
Organigrama matricial
Esta estructura combina distribuciones verticales y horizontales. Por un lado, los puestos de trabajo y departamentos se dividen según las funciones. Y, por otro lado, se encuentran las divisiones de la organización. La jerarquía de la empresa se divide en dos líneas independientes que cuentan con los mismos derechos.
La mayoría de los trabajadores estará en contacto continuo con ambas líneas. Gráficamente se representa con líneas verticales y horizontales que integran las áreas.
Organigrama lineal o vertical
Se considera el organigrama más clásico. Representa la estructura de arriba a abajo, el CEO o líder está en la parte superior y subordina el resto de las áreas y empleados. Es una estructura algo más rígida en cuanto a autoridad y responsabilidad.
El organigrama vertical es de los más utilizados debido a su sencillez y a que se basa en la jerarquía para desarrollar la distribución. Se adapta a organizaciones de distintos tamaños.
Los managers tendrán que hacer un seguimiento exhaustivo de sus colaboradores, con el objetivo de que no queden limitados en sus funciones o no queden bloqueados.
Dentro de este modelo de organigrama de empresa, se encuentra el organigrama jerárquico. Su característica principal es que establece las relaciones entre los departamentos de forma escalonada, parte de un sector con mayor autoridad y establece los vínculos con los otros componentes.
Organigrama horizontal
El organigrama horizontal se despliega de izquierda a derecha: las personas con mayor jerarquía aparecen en el extremo izquierdo y las siguientes escalas jerárquicas se van desplegando hacia la derecha.
Esta estructura aporta formalidad a la organización. Dependiendo de la comunicación y el tipo de relación entre las partes, incentiva los vínculos horizontales, fomentando una dinámica dialogística. Para ello, es recomendable el uso de encuestas de clima laboral que impulsen una cultura participativa.
Organigrama mixto
El organigrama mixto fusiona el organigrama horizontal y el vertical. Parte de un área principal que actúa como líder y se despliega de arriba hacia abajo con las diferentes áreas. De forma horizontal se despliegan los departamentos que componen cada área.
- las líneas verticales representan las relaciones entre elementos de diferente nivel jerárquico.
- Las líneas horizontales las relaciones existentes entre elementos del mismo nivel.
Este tipo de organigrama es común en organizaciones de gran tamaño, con elevado número de empleados y divisiones.
Organigrama circular
El organigrama circular tiene como eje de la estructura a la persona o departamento de mayor jerarquía. Y en torno a este se despliegan los demás componentes, de dentro hacia afuera.
Esta estructura evita las jerarquías directas y favorece la integración entre áreas.
Autoridad y responsabilidad en la empresa
La delegación de autoridad consiste en la asignación de una tarea a un subordinado, conferirle libertad y autoridad para desempeñarla y controlarla para comprobar si
se realiza adecuadamente.
El conjunto de relaciones de autoridad que se establecen entre los departamentos, se denomina cadena de mando.
El límite de la dirección es el número de personas que pueden estar directamente a cargo de un directivo. El límite de la dirección se denomina también límite de control.
Un ejemplo de cargos de mayor a menor autoridad serían: Director general, subdirector general, director comercial, jefe de departamento y empleado.
- Cuando la mayoría de las decisiones importantes corresponden a pocas personas, estamos hablando de concentración.
- La descentralización se produce cuando a los puestos de niveles más bajos les corresponde
cierta capacidad para tomar decisiones.
Autoridad es el derecho de mandar, la capacidad de hacerse obedecer y la de tomar decisiones que afectan a otros.
La diferencia entre una gestión personalizada y una gestión profesional:
- La gestión personalizada: la propiedad y la dirección de la empresa van unidas, y en la
profesional, van separadas. - La gestión profesional: es aquella gestión propia de las grandes empresas, donde la propiedad de la empresa está separada de la dirección de la misma.
Tipos de estructuras organizativas
Dentro de las estructuras organizativas existen diferentes tipos que es importante comprender para poder aplicarlas en los casos en los que sea necesario. Las estructuras organizativas deberían ser flexibles y adaptables a las distintas situaciones que vayan surgiendo.
Estructura organizativa funcional
El objetivo de esta estructura es cubrir las necesidades de distintos niveles jerárquicos, al frente de cada uno de los cuales está un especialista o jefe de sección. Sus características más destacables son las siguientes:
- Pone cada actividad en manos de un especialista primando la especialización y el trabajo enfocado a objetivos concretos, es decir, combate la multiplicidad de funciones.
- Los integrantes de los equipos reciben órdenes de varios jefes o encargados, lo que puede dificultar la comunicación.
- Uno de los riesgos de esta estructura organizacional de una empresa es que puede crear ambientes de trabajo poco estables.
Por eso, se debe potenciar la especialización de cada trabajador, de manera que desarrolle sus cualidades y sus habilidades. Así se logra una mayor motivación, elevando la comunicación directa y ágil, sin intermediarios, con fórmulas más descentralizadas.
Estructura organizativa jerárquica
Esta estructura organizacional es una de las más utilizadas tanto en medianas como en grandes empresas y consiste en la creación de pequeñas dependencias que son supervisadas por uno o varios cargos superiores, en los que recae la toma de decisiones. Algunas de sus características que hay que tener en cuenta son:
- Es ideal para organizaciones que carezcan de unidad de mando, aunque esto puede dar lugar a una excesiva concentración de la autoridad y el poder.
- El poder de decisión de cada trabajador es máximo, por lo que se debe potenciar la responsabilidad y la motivación de cada empleado.
- Ordena sus recursos humanos en base a estructuras que orientan a los trabajadores para que desarrollen su carrera profesional de forma óptima.
Este tipo de estructura organizativa también se llama estructura piramidal que, en la actualidad, genera muchas controversias. Estas características permiten ver tanto sus puntos fuertes como débiles en el momento de pensar en ella para poder integrarla dentro de una empresa.
Estructura organizativa lineal
Se caracteriza por ser muy jerarquizada y basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados, en la unidad de mando y la disciplina. En este sistema de organización el personal directivo soporta mayor responsabilidad.
Un defecto importante de la organización lineal es la concentración de exceso de trabajo en el personal directivo, que debe ocuparse de todo en detrimento de la división de trabajo.
También combina las relaciones de autoridad directa con el asesoramiento que ejercen agentes externos a la empresa. Sus características son:
- Los “staff” consultores o asesores sin autoridad directa sobre los empleados. Suplen necesidades que las compañías no pueden cubrir por sí mismas.
- La autoridad nunca se ve amenazada y las actividades tienden a optimizarse en tiempos y recursos.
- Basada en el principio de jerarquía, cada líder tiene una jurisdicción absoluta sobre sus subordinados.
- Se aplica de forma sencilla y todos los implicados entienden fácilmente la estructura.
A pesar de todo esto, conviene tener cuidado en el momento de optar por esta estructura organizativa, pues puede volverse rígida e inflexible, lo que es peligroso, dado que los entornos dinámicos suelen ser más productivos en el seno de una empresa.
Estructura organizativa matricial
Este modelo se basa en la agrupación de recursos y materiales para tareas específicas o proyectos. Una vez finalizados, la estructura suele disolverse. Las características son:
- Los integrantes de los equipos pueden pertenecer o no a la organización. Tienen dos jefes: uno general y otro que ejerce como responsable de la labor específica.
- La estructura matricial es perfecta para una gestión eficaz de los recursos. Además, es un ingrediente para la motivación y el fortalecimiento de los equipos.
- Se suele dividir en dos tipos distributivos de orden: distribución vertical, cada departamento se dedica a una función; disposición horizontal, se integra un proyecto con trabajadores de diversos departamentos.
Estructura organizativa divisional
Se trata de una empresa que se organiza según tres elementos clave, que son según líneas de productos, según tipo de clientes o según zona geográfica. Cada división tiene una serie de características:
- Estructura por productos. Se divide en grupos, encargándose cada uno de ellos de un producto específico.
- Estructura por zona geográfica. Compañías divididas al tratarse de grandes cadenas organizacionales. Un buen ejemplo de ello son las cadenas hoteleras, las operadoras de telecomunicaciones, la banca, etc. Los directivos se encargan de cada área según la zona en que se sitúan.
- Estructura por clientes. Se adapta a la necesidad de resolución de necesidades según los clientes, logrando una mayor especialización para resolver problemas concretos.
Estructura organización en comité
La organización en comité se diferencia de las demás sobre todo porque las decisiones importantes se toman de forma colegiada. La autoridad y la responsabilidad es compartida por un grupo de personas.
Uno de los principales beneficios de la toma de decisiones mediante comités es que la decisión final es menos subjetiva que una decisión tomada individualmente.
Análisis de puestos de trabajo
Un puesto de trabajo puede definirse como un conjunto de tareas, deberes y responsabilidades que conforman la actividad laboral de una persona.
El análisis de puestos de trabajo es básicamente el proceso de estudiar un puesto para determinar qué actividades y responsabilidades incluye. Definir cuál es su importancia relativa con respecto a otros puestos, así como las calificaciones necesarias del candidato para su desempeño.
En sí mismos, los análisis de puestos de trabajo tienen implicaciones varias como ser:
- Planificación de la fuerza de trabajo
- Gestión del rendimiento laboral
- Reclutamiento y selección
- Planificación de carrera
- Formación y desarrollo
- Administración de compensaciones
- Salud, higiene y seguridad
- Relaciones empleado/laborales
- Gestión de riesgos laborales
Para hacer un análisis, será entonces clave tener en consideración los siguientes factores:
- La determinación de las tareas (concreción de las aptitudes, definición de la formación, catalogación de destrezas).
- El estudio de las condiciones de trabajo (presencial, híbrido o teletrabajo)
- La concreción de las responsabilidades asociadas al desempeño (conocimientos, destrezas y habilidades necesarias).
- Interacciones con otros (internos y externos)
- Estándares de desempeño (KPI’s)
- Presupuesto financiero e impacto (ROI)
- Máquinas y equipos utilizados
- Supervisión proporcionada y recibida
Otro paso importante, será agrupar puestos con funciones relacionadas, ya que esto será clave para identificar la “familia de puestos” a la que pertenece, teniendo en cuenta las actividades y tareas que conlleva el rol. Es decir:
- Familia laboral: Agrupación de trabajos relacionados con un contenido muy similar.
- Trabajo. Grupo de tareas, deberes y responsabilidades que realiza un individuo que conforman su asignación total de trabajo.
- Tarea. Una declaración específica de lo que hace una persona, con tareas similares agrupadas en una dimensión de tareas (es decir, un sistema de clasificación).
Planificación empresarial
La planificación empresarial se define como el proceso de fijación de políticas, procesos y requisitos presupuestarios de la empresa con el fin de cumplir los objetivos y metas fijados en el plan estratégico más amplio de la empresa.
La planificación empresarial fomenta el análisis profundo y detallado de las ideas, del estado actual del negocio y de los objetivos que se quieren alcanzar. Dicho análisis lleva a los gerentes y al equipo a gestionar y trabajo con mayor eficacia.
Ventajas de planificación empresarial
La planificación empresarial es igual de importante que un plan de negocios, ya sea que se vaya a comenzar un proyecto nuevo o se vayan a expandir las operaciones de una empresa actual.
- Ayuda a transmitir mejor los objetivos empresariales, generar vínculos más fuertes con colaboradores y proveedores.
- Previene situaciones de crisis, priorizar tareas, gestionar el tiempo estratégicamente, optimizar el uso de recursos y evaluar los resultados obtenidos y más.
- La planificación empresarial ofrece la posibilidad de afrontar con éxito cualquier situación que se presente.
- Tiene en cuenta todos los factores internos y externos que afectan o pueden afectar potencialmente a la empresa.
- La planificación de personal en una empresa estimar las necesidades futuras de personal de la empresa con el fin de asegurar el número y tipo correcto de trabajadores, dotación de personal para desarrollar nuevas funciones con la formación necesaria.
Plan estratégico en la empresa
Un plan estratégico, a diferencia del plan de empresa, es el conjunto de metas y objetivos de la empresa.
Consiste en definir planes, objetivos y evitar posibles problemas o eludir los ya existentes. Es el proceso a través del cual el empresario marca sus objetivos y elabora los planes de actuación. para conseguirlos.
En la elaboración de un plan, lo lógico es que intervengan los distintos departamentos en los que se vaya a proyectar dicho plan. e
- El empresario como coordinador de la realización del plan, puede actuar junto con los colaboradores que sean ajenos a la empresa por sus conocimientos técnicos.
- El técnico analista como agente que interviene en el proceso planificador es el que diseña las alternativas y, en definitiva, elabora el plan.
El plan pasa por una serie de etapas en su realización, definiéndose los programas, se incluyen en el documento de avance del Plan y una vez aprobado éste se convierte en el Plan.
Las estrategias pueden cambiar de un año a otro pero su naturaleza periódica asegura que la empresa avance en sus objetivos.
Las fases del proceso de dirección estratégica son el análisis, formulación e implantación de estrategias.
Se suelen distinguir normalmente tres niveles de estrategia:
- Estrategia corporativa o de empresa, cuya característica básica es considerar la empresa en relación con su entorno primando el campo de actividad.
- Estrategia de negocios o divisionales.
- Estrategias funcionales.
Entre las fases de un Plan podemos encontrar entre otras:
La fase de fijación de los objetivos, de selección de programas, de programación, etc.
- Estaría incluido el reconocimiento de las oportunidades existentes, la selección de objetivos.
- La programación o los programas se ocupan de investigar y buscar los medios y métodos que posibiliten la consecución de los objetivos.
La fase planificación de la empresa uno de los aspectos que hay que tener en cuenta es las necesidades del cliente.
- La identificación y creación de alternativas, la seleccionando la alternativa más idónea.
La fase de seguimiento del plan, que permite llevar a cabo los objetivos y o estrategias para conseguirlos.
- Generación de alternativas si fuera necesario,para resuelven problemas actuales detectados y los futuros estimados.
Clases de planificación
Según la escala territorial, los planes se pueden clasificar en locales, regionales, nacionales y supranacionales.
Una empresa de transportes con sucursales en todo el territorio nacional a la hora de elaborar sus objetivos utilizará un Plan Nacional, ya que abarcará a todas las sucursales que posee la empresa.
Horizonte temporal de los planes
Suelen distinguirse entre planes a corto plazo y a largo plazo.
- Los planes a corto plazo: suelen tener un horizonte temporal no superior a 1 año, tienen que estar integrados en los planes a largo plazo, y suelen denominarse también planificación táctica.
- Los planes a largo plazo: aunque tienen una duración variable, el horizonte más habitual está comprendido entre los 3 y 5 años, pero también suelen durar entre 5 y 10 años, siendo la forma más extendida de planificación y se denomina planificación estratégica.
La planificación estratégica y la planificación táctica se distinguen tanto en el plazo como en la consideración de los objetivos.