La digitalización de una empresa de Transporte
La digitalización es el proceso por el cual las empresas transforman la información de un formato analógico a uno digital mediante el uso de tecnologías avanzadas.
A la hora de implantar un sistema informático en una empresa de transportes es necesario evaluar el impacto del nuevo sistema sobre la empresa y su personal.
El principal beneficio de la utilización de la informática es informar mejor a los clientes de las características de los servicios y de la situación concreta de su envío. A su vez, la principal función de los sistemas de información para el área comercial es saber los deseos y necesidades de los clientes para poder adecuarse a ellas.
La informática
La informática resulta de gran interés para la gestión de la capacidad ofertada. Las aplicaciones informáticas para la gestión de flotas buscan principalmente optimizar el parque móvil de la empresa y su mejor gestión.
Para la comunicación entre las diferentes delegaciones u oficinas de la empresa y el envío de documentos internos a través de la red informática se requiere una red de intercomunicación con suficientes garantías de fiabilidad.
- Por otro lado, la transformación digital tiene un alcance más amplio, integrando cambios culturales, estratégicos y tecnológicos para adaptar todos los aspectos de una empresa al entorno digital.
- Supone un cambio global en el modelo de negocio, que abarca numerosas operaciones para automatizar procesos, reducir costes, aumentar la eficiencia y mejorar la calidad del servicio.
- Esta transformación abarca desde la automatización de procesos hasta la implementación de plataformas colaborativas y sistemas avanzados de análisis de datos.
- Esto incluye la conversión de documentos físicos, la automatización de tareas repetitivas y la implementación de sistemas digitales para mejorar la eficiencia operativa.
- La digitalización de la información es un primer paso imprescindible, sin el cual no es posible la transformación digital completa de una empresa.
- La digitalización de los documentos de una organización ofrece ventajas como: un acceso rápido a la información incluso en remoto, un archivado seguro de los datos y ahorro de tiempo.
Internet
Internet es un sistema para agilizar el intercambio normalizado de datos y documentos entre los sistemas informáticos de los participantes en transacciones comerciales, y permite cubrir las necesidades comerciales de una empresa en cuanto a relaciones comerciales, transporte, aduanas, seguros y fabricación.
- El correo electrónico agiliza el intercambio de datos y documentos mediante la informática, es un servicio que permite enviar y recibir mensajes rápidamente.
- Para darse a conocer una empresa internacionalmente mediante internet sería conveniente la utilización de una página Web.
La digitalización también conlleva una serie de ventajas, entre las que destacan:
- Eficiencia operativa: la automatización de procesos manuales incrementa el rendimiento, reduce costos y libera a los empleados para que se centren en tareas más estratégicas.
- Medición del rendimiento: la digitalización permite monitorear el progreso de las tareas, acceder a datos en tiempo real y tomar decisiones basadas en análisis estratégicos y cuantificables.
- Sostenibilidad: la reducción del uso de papel y la minimización de desplazamientos contribuyen a disminuir el impacto ambiental.
- Mayor competitividad: las empresas digitalizadas están más preparadas para adaptarse a los cambios del mercado y responder rápidamente a las demandas de los clientes.
- Ahorro de tiempo: automatizar procesos elimina la necesidad de realizar tareas manuales repetitivas, lo que no solo mejora la productividad, sino que también incrementa la motivación de los empleados.
- Ahorro de costes: más allá de los ahorros en papel, impresoras, tóners y espacio de almacenamiento, la digitalización optimiza el uso del tiempo del personal, permitiendo que se concentre en actividades más estratégicas y cualificadas.
- Cumplimiento de las normativas y mejora de la seguridad: con la digitalización, es posible restringir el acceso a documentos de manera fiable y segura, protegiendo los datos sensibles y evitando pérdidas de documentos físicos. Además, el uso de software especializado como DocuWare asegura el cumplimiento de normativas clave, como la Ley de Facturación Electrónica y las regulaciones de protección de datos (por ejemplo, la RGPD).
La telemática en el transporte
La telemática de vehículos es un método de seguimiento, control y recopilación de la información logística de las unidades con el objetivo de mejorar la seguridad vial y reducir el impacto ambiental.
Un sistema telemático en línea (on line) es aquel que acepta directamente la entrada de datos desde un punto fuente de información y envía los resultados ya procesados al punto de destino de información.
La tecnología de la telemática es utilizada en los sistemas informáticos, se encarga de monitorear una amplia gama de información relacionada con los vehículos, incluye la ubicación, el comportamiento del conductor, el nivel de combustible, diagnóstico del motor, el estado del vehículo, el seguimiento de rutas y otros datos de interés.
Esta información es procesada en plataformas de software para luego ser visualizadas y generar base de datos a los operadores que administran flotas de vehículos para su análisis, control, planes de mantenimiento y emisión de informes.
El uso de la tecnología telemática es fundamental en:
- Vehículos de uso personal.
- Flotas de camiones.
- Camiones refrigerados.
- Maquinaria agrícola.
- Embarcaciones, tanto personales como de carga.
- Autobuses escolares.
- Autobuses de pasajeros.
- Equipos de construcción.
- Contenedores.
- Remolques de viaje.
- Equipamiento pesado.
- Camiones de remolque.
Ya sea que administre algunos vehículos o una flota completa, cualquier empresa que transporte activos regularmente puede beneficiarse con la utilización de un sistema telemático.
Dispositivos telemáticos
Por lo general, los datos telemáticos se recopilan mediante un pequeño dispositivo instalado en el propio vehículo que recibe datos tanto de un GPS o sistema de posicionamiento global.
Estos sistemas facilitan en el sector de transportes la localización geográfica del vehículo a lo largo del recorrido, recopilan, almacenan y transmiten diferentes tipos de información relacionada con el rendimiento, el estado y la utilización del vehículo.
Los dispositivos telemáticos a menudo se conectan a otras interfaces de conductor en la cabina que les permiten recibir trabajos, capturar comprobantes de entrega, completar inspecciones previas al viaje e incluso obtener comentarios en tiempo real sobre su desempeño al volante.
Beneficios al sector del autotransporte
Hay una serie de áreas donde podemos decir de la telemática que es una herramienta con tecnología que proporciona grandes aportes a las empresas del sector transporte en los siguientes aspectos:
- Aumenta la eficiencia: el intercambio de información en tiempo real combinado con las aplicaciones de enrutamiento puede desviar a los automovilistas de los atascos de tráfico y las cargas de alta prioridad. Incorporar incluso unos pocos minutos de tiempo de viaje al trabajo en las horas de servicio de cada conductor puede aumentar el uso general de la flota.
- Mejora la seguridad: el monitoreo al conductor de manera frecuente inspira en ellos adoptar un comportamiento consistente con los requisitos regulatorios y comerciales, lo que ayuda en la prevención de accidentes, daños automotores y de la carga.
- Minimiza los costos operativos: rescatar incluso unos pocos minutos de tiempo de inactividad con la flota da como resultado un ahorro significativo de combustible. El buen uso de la flota y sentido de pertenencia de los conductores puede aumentar la confiabilidad del equipo para optimizar el consumo de combustible.
La comunicación con los choferes, a través de tabletas montadas en la cabina, permite a los administradores de flotas informar instantáneamente a los operadores sobre desvíos y redirigirlos en caso de atascos en el tráfico y guiarlos de manera segura y confiable a sus destinos.
- Mantenimiento de vehículos: con la telemática se puede analizar las estadísticas de las horas de uso del motor y planificar el mantenimiento regular para garantizar un alto grado de confiabilidad del motor, nivel de voltaje, el sistema de lubricación, sistemas de frenos entre otras. Esto reduce costos y mantiene los vehículos en condiciones satisfactorias.
- Promueve la cultura empresarial: la telemática contribuye a que los conductores participen en juegos digitales dentro de la empresa para fomentar la eficiencia de conducción o establecer esquemas de incentivos para conductores que superan sus objetivos de seguridad y confiabilidad.
- Ayuda en la evaluación de riesgos por parte de las compañías de seguros: la telemática de vehículos es cada vez más popular entre las compañías de seguros para monitorear el comportamiento de los conductores y ayudarlos a predecir los factores de riesgo, ajustando las primas y los deducibles.
Estos dispositivos incluyen tecnología de rastreador GPS y otros sistemas de sensores para emitir datos que normalmente no están documentados por los sensores de los vehículos. La información se captura en un servidor antes de ser transferida a la computadora del usuario.
- Mejora la seguridad: La telemática proporciona a los conductores información para mejorar su comportamiento al conducir en cuanto exceso de velocidad, conductas peligrosas en el manejo de las unidades.
Sistemas Inteligentes de Transporte, o ITS
Se conoce como Sistemas Inteligentes de Transporte, o ITS (Intelligent Transportation Systems), al conjunto de aplicaciones informáticas y sistemas tecnológicos creados con el objetivo de mejorar la seguridad y eficiencia en el transporte terrestre (carreteras y ferrocarriles), facilitando la labor de control, gestión y seguimiento por parte de los responsables.
Estos sistemas obtienen la información de los diferentes elementos de interés de las carreteras, que una vez procesada y analizada, se utiliza para mejorar la seguridad de los conductores, mejorando el tráfico y la comodidad en los desplazamientos.
Como pequeña muestra de las ventajas aportadas por estos sistemas podemos indicar:
Parametrización de datos de Consumo y Distancias: Con sistema de mejora de la movilidad en la gestión de flotas, gestión de tiempos de conducción y descanso de los choferes, calculo de rutas más eficientes para el ahorro de tiempo y costes, optimizando las infraestructuras existentes, aumentando la eficacia y mejorando la capacidad del sistema de transporte.
Aumentan la seguridad en los conductores:
* Seguridad preventiva: El uso de las estaciones meteorológicas permite prever con bastante precisión las condiciones climatológicas que van a padecer en sus posibles viajes, lo que les va a permitir planificarlos cuando el tiempo sea el correcto. Estos sistemas, junto con las cámaras de explotación, permiten conocer en cada momento el estado exacto de las carreteras ,facilitando la labor de corte de carreteras (cuando las condiciones no son las adecuadas), y de aviso a los conductores de estos elementos.
* Seguridad instantánea: Gracias a los paneles de mensajería implantados en las carreteras, se hace llegar al instante la información de interés que deben conocer los conductores (p.e. fuerte viento, reduzca la velocidad), para tener un viaje más seguro.
* Seguridad reactiva: Para garantizar que los conductores cumplen las normas de tráfico, también se emplean estos sistemas de manera eficaz, con el uso de radares (para el control del exceso de velocidad), o detectores de vehículos que pasan los semáforos en rojo, entre otros sistemas.
Mejoran la eficiencia del tráfico: Los sistemas de conteo, que permiten conocer el número de vehículos que pasan por una zona determinada, unido a sistemas inteligentes de rutas utilizadas, permite a los responsables de las carreteras hacer una planificación eficiente de las mismas a medio plazo, que consigan reducir el número de atascos, mejorando el tráfico diario.
Permiten llevar un control detallado de los elementos de las carreteras: gracias a sistemas de Inventariado, que garantizan el estado adecuado de todos los elementos (ofreciendo avisos y señales cuando es necesario revisar algún material de la carretera), o los sistemas informáticos que facilitan a los responsables de la explotación de las carreteras gestionar toda la información relacionada con las operaciones de vialidad que se deben realizar, de acuerdo a la carta de servicios.
Facilitan la labor de los conductores: por ejemplo habilitando medios para pagar en la autopista sin parar (telepeaje), ofreciendo las mejores rutas a seguir en carretera, o mostrando información detallada al instante sobre las carreteras.
La continua evolución de estos sistemas, que ya no solo obtienen la información sino que la relacionan con otras aplicaciones, analizándola por medio de sistemas expertos, está dando comienzo a una nueva era de Sistemas Inteligentes Interconectados, que sin duda van a suponer un gran salto cualitativo en la seguridad del transporte terrestre.
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